Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Quyết định 3380/QĐ-BTNMT năm 2025
- Luật sư TRẦN VĂN LONG
- 13 thg 10
- 5 phút đọc
Việc cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) là thủ tục hành chính thường gặp, áp dụng khi sổ đỏ bị hư hỏng, sai thông tin, hoặc người sử dụng đất muốn cập nhật lại nội dung cho phù hợp quy định mới.
Căn cứ Quyết định 3380/QĐ-BTNMT năm 2025, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hướng dẫn chi tiết trình tự, hồ sơ và thời hạn giải quyết thủ tục này.
1. Đối tượng được thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ
Theo Quyết định 3380/QĐ-BTNMT năm 2025, các nhóm đối tượng sau được phép thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận:
Tổ chức trong nước (doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội).
Tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc.
Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao (cơ quan lãnh sự, tổ chức quốc tế).
Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài.
Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
Cá nhân, hộ gia đình, cộng đồng dân cư đang sử dụng đất hợp pháp.
2. Trình tự thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người sử dụng đất cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định, bao gồm:
Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất
Sử dụng Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.
Nếu hộ gia đình có nhiều người cùng sử dụng đất, cần ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất.
Đơn phải được ký đầy đủ, ghi rõ lý do cấp đổi (ví dụ: sổ cũ bị hư hỏng, cập nhật tên vợ/chồng, điều chỉnh diện tích…).
Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã được cấp.
Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất
Áp dụng khi người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc xác định lại kích thước, diện tích hoặc ranh giới thửa đất.
Nếu khu vực đã có bản đồ địa chính chính xác, có thể sử dụng dữ liệu đo đạc hiện có mà không cần trích đo lại.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu cấp đổi nộp hồ sơ tại một trong các địa điểm sau trên địa bàn cấp tỉnh:
Trung tâm Phục vụ hành chính công (nơi có bộ phận một cửa tập trung).
Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại địa phương nơi có đất.
Cách thức nộp hồ sơ:
Trực tiếp: Người dân đến nộp và nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ.
Qua bưu điện: Gửi hồ sơ kèm bản sao công chứng các giấy tờ liên quan.
Trực tuyến: Thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh/thành phố.
Theo thỏa thuận: Một số nơi cho phép tiếp nhận tại địa điểm khác theo yêu cầu của người sử dụng đất.
Hình thức nộp giấy tờ:
Nộp bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu; hoặc
Nộp bản chính; hoặc
Nộp bản sao công chứng, chứng thực theo quy định;
Nếu nộp trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao chứng thực.
Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm:
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.
Cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Nếu hồ sơ chưa đủ, sẽ cấp Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Nếu hồ sơ nộp tại Trung tâm Hành chính công, hồ sơ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết.
Bước 4: Xử lý hồ sơ và cấp đổi Giấy chứng nhận
Sau khi tiếp nhận, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh thực hiện các công việc sau:
Xác minh thông tin nhân thân
Trường hợp cần ghi cả tên vợ và chồng, cơ quan sẽ tra cứu Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác nhận tình trạng hôn nhân.
Nếu không tra cứu được, người sử dụng đất phải nộp Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ hợp lệ khác.
Kiểm tra thực địa
Thực hiện đo đạc, xác định lại ranh giới thửa đất nếu có sai lệch giữa hồ sơ và thực tế.
Trích đo bản đồ địa chính mới (nếu cần)
Áp dụng khi khu vực chưa có bản đồ địa chính, hoặc bản đồ cũ đã hư hỏng, sai số.
Gửi Phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính
Theo Mẫu 19 Nghị định 151/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 226/2025/NĐ-CP) để cơ quan thuế xác định khoản tiền phải nộp (nếu có).
Cập nhật biến động đất đai
Thông tin mới được cập nhật vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia.
Cấp Giấy chứng nhận mới
Sau khi hoàn tất, cơ quan đăng ký đất đai sẽ in và ký cấp Giấy chứng nhận mới, trao trực tiếp cho người sử dụng đất.
Trường hợp đất đang thế chấp tại ngân hàng:
Văn phòng đăng ký đất đai thông báo danh sách cấp đổi cho bên nhận thế chấp.
Ghi nhận đăng ký thế chấp vào Giấy chứng nhận mới.
Trao Giấy chứng nhận mới cho cả 3 bên (Văn phòng đăng ký, người sử dụng đất và bên nhận thế chấp).
Sau đó, người sử dụng đất giao lại sổ mới cho bên nhận thế chấp, còn Giấy chứng nhận cũ sẽ được thu hồi để lưu quản lý.
Bước 5: Nhận kết quả
Người sử dụng đất đến địa điểm đã đăng ký nhận kết quả (hoặc nhận qua bưu điện) để lấy Giấy chứng nhận mới.Khi nhận, phải xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp lại Giấy chứng nhận cũ theo quy định.
3. Thời hạn giải quyết
Trường hợp | Thời hạn tối đa | Khu vực đặc biệt (miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa) |
Cấp đổi do sổ bị hư hỏng, sai tên, bổ sung thông tin, tách sổ, đổi mẫu | 05 ngày làm việc | 15 ngày làm việc |
Cấp đổi do thay đổi kích thước, diện tích, số hiệu thửa đất | 10 ngày làm việc | 20 ngày làm việc |
Cấp đổi đồng loạt (do đo đạc, lập bản đồ địa chính) | Theo dự án phê duyệt | Theo dự án phê duyệt |
4. Một số lưu ý thực tiễn
Nên kiểm tra lại hiện trạng sử dụng đất và thông tin nhân thân trước khi nộp hồ sơ.
Nếu có thay đổi về diện tích, ranh giới, cần đo đạc lại để tránh bị yêu cầu bổ sung.
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, nên sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản định danh để xác thực hợp lệ.
Trường hợp người sử dụng đất ủy quyền cho người khác, cần có văn bản ủy quyền hợp pháp, có công chứng hoặc chứng thực.
5. Cơ sở pháp lý
Quyết định 3380/QĐ-BTNMT năm 2025 của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Nghị định 151/2025/NĐ-CP và Nghị định 226/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung).
Luật Đất đai năm 2024 và Nghị định 102/2024/NĐ-CP hướng dẫn thi hành.
================
CÔNG TY LUẬT TNHH VIETLINK
📌 Trụ sở: P203 tòa nhà Giảng Võ Lake View, D10 Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
📌 Chi nhánh tại TP.HCM: 602, Lầu 6, tòa nhà số 60 đường Nguyễn Văn Thủ, phường Đakao, Thành phố Hồ Chí Minh
📞 Tổng đài tư vấn trực tiếp 24/7: 0982 384 485/ 0983.509.365
📩 Email: hanoi@vietlinklaw.com
🌐 Website: https://vietlinklaw.vn
🔗 LinkedIn: Vietlink Law Firm
📸 Instagram: vietlink.lawfirm
📘 Facebook: Công ty Luật Vietlink
