Website và sàn thương mại điện tử: Nghĩa vụ tuân thủ doanh nghiệp rà soát
Doanh nghiệp đầu tư hàng trăm triệu đồng xây dựng website, vận hành gian hàng trên các sàn thương mại điện tử và triển khai quảng cáo để tăng doanh số. Nhưng liệu hệ thống bán hàng trực tuyến đã đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý? Một website chưa thực hiện đúng thủ tục, một chính sách giao dịch thiếu minh bạch hoặc một quy trình thu thập dữ liệu khách hàng không phù hợp có thể trở thành nguồn phát sinh xử phạt, tranh chấp và tổn thất uy tín.
Một doanh nghiệp vận hành website bán hàng, đồng thời kinh doanh trên nhiều sàn thương mại điện tử. Bộ phận Marketing phụ trách thu hút khách hàng, bộ phận kinh doanh xử lý đơn hàng, đơn vị công nghệ vận hành hệ thống và bộ phận chăm sóc khách hàng giải quyết các yêu cầu sau bán.
Hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, đơn hàng tăng trưởng và doanh nghiệp từng bước mở rộng thị trường. Tuy nhiên, khi tiến hành rà soát pháp lý, doanh nghiệp có thể phát hiện những vấn đề đáng lưu ý: website chưa hoàn thành thủ tục cần thiết; thông tin về chủ thể kinh doanh chưa đầy đủ; chính sách đổi trả thiếu rõ ràng; nội dung quảng cáo chưa được kiểm chứng; dữ liệu khách hàng được chia sẻ cho nhiều đối tác nhưng chưa có cơ chế kiểm soát phù hợp.
Những vấn đề này thường không trực tiếp ảnh hưởng đến doanh số trong ngắn hạn. Vì vậy, chúng dễ bị bỏ qua cho đến khi phát sinh khiếu nại, tranh chấp hoặc hoạt động kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Rủi ro lớn nhất không phải doanh nghiệp chưa có một trang chính sách pháp lý trên website, mà là chưa xác định đúng nghĩa vụ pháp luật tương ứng với mô hình kinh doanh thực tế.
Từ góc độ tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Công ty Luật TNHH Vietlink cho rằng việc tuân thủ pháp luật trong thương mại điện tử cần được đánh giá trên toàn bộ quá trình kinh doanh: từ thiết lập nền tảng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, giao kết hợp đồng, thanh toán, giao hàng đến xử lý khiếu nại và bảo vệ dữ liệu khách hàng.
Đặc biệt, hệ thống pháp luật số đã bước vào giai đoạn thực thi với các đạo luật mang tính nền tảng:
Từ ngày 01/01/2026: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Luật số 75/2025/QH15 (sửa đổi, bổ sung Luật Quảng cáo) chính thức có hiệu lực.
Từ ngày 01/07/2026: Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 chính thức có hiệu lực thi hành.
1. Phân biệt đúng 4 mô hình nền tảng thương mại điện tử: Bước đầu tiên để xác định nghĩa vụ pháp lý
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp cho rằng mọi website có chức năng mua bán đều chịu cùng một chế độ quản lý. Trên thực tế, nghĩa vụ pháp lý phụ thuộc vào bản chất hoạt động của hệ thống và vai trò của doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 3 Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, pháp luật đã phân loại nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) thành 4 mô hình pháp lý chuẩn xác:
Nền tảng TMĐT kinh doanh trực tiếp (khoản 3): Do tổ chức, cá nhân thiết lập để trực tiếp bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của chính mình (ví dụ: website bán lẻ, app bán hàng chính hãng của doanh nghiệp).
Nền tảng TMĐT trung gian (khoản 4): Cho phép các tổ chức, cá nhân khác đăng ký tài khoản để thực hiện hoạt động giới thiệu, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trên chính nền tảng đó (ví dụ: sàn giao dịch Shopee, Lazada, Tiki...).
Mạng xã hội hoạt động TMĐT (khoản 5): Mạng xã hội có tích hợp ít nhất một trong các chức năng: liên lạc trực tuyến, đặt hàng trực tuyến, hoặc livestream bán hàng để hỗ trợ giao kết hợp đồng và thực hiện hoạt động TMĐT (ví dụ: TikTok Shop, Facebook Shop...).
Nền tảng TMĐT tích hợp (khoản 6): Cho phép tích hợp các nền tảng thương mại điện tử khác trên chính nền tảng đó.
Lưu ý đối với Người bán trên sàn: Doanh nghiệp mở gian hàng trên sàn TMĐT của bên thứ ba phải tuân thủ nghiêm ngặt trách nhiệm của người bán theo Điều 21 Luật TMĐT 2025.
Khuyến nghị của Vietlink: Trước khi tiến hành rà soát thủ tục, doanh nghiệp cần lập sơ đồ mô hình kinh doanh, xác định rõ cấu trúc chức năng của hệ thống (kinh doanh trực tiếp, trung gian hay mạng xã hội TMĐT). Việc định danh đúng mô hình là điều kiện tiên quyết để áp dụng chính xác các nghĩa vụ quản lý và thủ tục hành chính tương ứng.
2. Thủ tục thông báo, đăng ký và điều khoản chuyển tiếp
Rủi ro thường gặp: Website hoặc app bán hàng đã vận hành, phát sinh doanh thu nhưng chưa hoàn thành thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Căn cứ pháp lý theo Điều 14 Luật Thương mại điện tử 2025:
Thủ tục Thông báo (khoản 1 Điều 14): Chủ quản nền tảng TMĐT kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi vận hành nền tảng.
Thủ tục Đăng ký (khoản 2 Điều 14): Chủ quản nền tảng TMĐT trung gian, mạng xã hội hoạt động TMĐT và nền tảng TMĐT tích hợp bắt buộc phải là pháp nhân được thành lập hợp pháp, đáp ứng các điều kiện về quản lý, vận hành và phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi vận hành.
Quy định chuyển tiếp quan trọng (khoản 1 Điều 41 Luật TMĐT 2025):
Website TMĐT, ứng dụng TMĐT đã được xác nhận thông báo, đăng ký hoạt động trước ngày 01/7/2026 thì được tiếp tục hoạt động theo nội dung đã được xác nhận đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2027. Sau thời điểm này, toàn bộ hệ thống phải hoàn tất việc chuyển đổi, đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy chuẩn kỹ thuật theo Luật mới.
Công khai thông tin: Thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email và số xác nhận thông báo/đăng ký phải được công khai tại chân trang (footer) hoặc vị trí dễ thấy của website theo đúng quy định.
3. Thông tin hàng hóa, giá bán và quảng cáo: Rủi ro không chỉ nằm ở nội dung sai sự thật
Rủi ro thường gặp: Thông tin sản phẩm thiếu chính xác, hình ảnh sai lệch thực tế, che giấu các chi phí phát sinh hoặc sử dụng các từ ngữ quảng cáo bị cấm.
Căn cứ pháp lý cốt lõi:
Nghĩa vụ công khai thông tin hàng hóa (Điều 16 & Điều 21 Luật TMĐT 2025): Nền tảng và người bán bắt buộc phải công khai thông tin về chất lượng sản phẩm, hàng hóa theo quy định của pháp luật về chất lượng; công khai thông tin bắt buộc phải thể hiện trên nhãn hàng hóa theo quy định về nhãn hàng hóa (trừ các thông tin riêng biệt như ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô, số khung, số máy); đồng thời phải công khai giấy tờ chứng minh đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Minh bạch chính sách giá (khoản 3 Điều 11 Luật TMĐT 2025): Phải công khai rõ ràng chính sách về giá hàng hóa, dịch vụ; các chi phí sử dụng dịch vụ trên nền tảng; chi phí vận chuyển; các điều kiện hạn chế về thời gian, phạm vi địa lý và chính sách ưu tiên hiển thị (nếu có sử dụng thuật toán đẩy hiển thị sản phẩm).
Tuân thủ Luật Quảng cáo: Nghiêm cấm hành vi quảng cáo không đúng hoặc gây nhầm lẫn (khoản 9 Điều 8); cấm dùng các từ ngữ khẳng định tuyệt đối như “nhất”, “duy nhất”, “số 1” khi không có tài liệu chứng minh (khoản 11 Điều 8); và cấm so sánh giá cả, chất lượng với sản phẩm cùng loại của đơn vị khác mà không có chứng cứ hợp pháp (khoản 10 Điều 8, sửa đổi bởi Luật số 75/2025/QH15).
4. Quy trình đặt hàng, giao kết hợp đồng tự động và xử lý lỗi kỹ thuật
Rủi ro thường gặp: Lỗi kỹ thuật hiển thị sai giá (giá 0 đồng hoặc giảm giá bất thường), hệ thống tự động xác nhận đơn hàng hàng loạt, dẫn đến việc doanh nghiệp đơn phương hủy đơn và phát sinh tranh chấp diện rộng.
Căn cứ pháp lý theo Luật Thương mại điện tử 2025:
Quy trình đặt hàng minh bạch (Điều 12): Nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến phải hiển thị đầy đủ, rõ ràng cho người mua trước khi chốt đơn về: hàng hóa, số lượng, chủng loại; thời hạn giao hàng; hình thức khuyến mại; chi tiết số tiền phải thanh toán (trị giá hàng, thuế, chi phí vận chuyển và các chi phí khác); phương thức thanh toán.
Đặc biệt, hệ thống bắt buộc phải có cơ chế cho phép người mua rà soát, sửa đổi các nội dung này trước khi đặt hàng. Sau khi đặt hàng thành công, toàn bộ thông tin này phải được lưu trữ và có khả năng truy cập lại từ tài khoản người mua.
Giao kết hợp đồng tự động (Điều 13): Khi tích hợp hệ thống thông tin tự động giao kết hợp đồng, chủ quản nền tảng chịu trách nhiệm về điều kiện kỹ thuật, bảo đảm việc giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng tự động được tiến hành minh bạch, an toàn, có khả năng truy vết và lưu trữ.
Góc nhìn luật sư Vietlink: Doanh nghiệp không thể tự ý viện dẫn "lỗi hệ thống" để đơn phương hủy đơn đã xác nhận nếu điều kiện giao dịch chung không có điều khoản dự liệu hợp pháp. Quy trình kỹ thuật trên website và điều khoản pháp lý trong hợp đồng dịch vụ phải được thiết kế đồng bộ để bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
5. Chính sách đổi trả, bảo hành và giải quyết khiếu nại sau bán hàng
Rủi ro thường gặp: Cam kết hấp dẫn trên banner/quảng cáo nhưng chính sách thực tế lại gây khó khăn, từ chối quyền đổi trả chính đáng của khách hàng.
Căn cứ pháp lý cốt lõi:
Nghĩa vụ tiếp nhận lại hàng hóa: Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 16 và điểm b khoản 2 Điều 17 Luật TMĐT 2025, chủ quản nền tảng kinh doanh trực tiếp và người bán trên nền tảng trung gian có trách nhiệm pháp lý bắt buộc: “Tiếp nhận lại hàng hóa đối với trường hợp hàng hóa cung cấp không theo đúng nội dung đã thông báo, công bố, niêm yết, quảng cáo, giới thiệu, giao kết, cam kết trên nền tảng”.
Công khai chính sách hậu mãi (khoản 3 Điều 11 Luật TMĐT 2025): Nền tảng phải công khai cụ thể điều kiện, thời hạn, quy trình giao hàng, đổi trả hàng, hoàn tiền và phương thức bảo hành.
Xử lý hàng hóa có khuyết tật: Trường hợp phát hiện sản phẩm có lỗi, khuyết tật, người bán và nền tảng phải công khai thông tin thu hồi, thông báo trực tiếp cho người mua và thực hiện bồi thường theo pháp luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng (khoản 2 Điều 16, khoản 2 Điều 17 và khoản 2 Điều 21 Luật TMĐT 2025).
6. Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Nghĩa vụ pháp lý không thể thay thế bằng một trang "Chính sách bảo mật" hình thức
Website và sàn TMĐT là nơi thu thập, xử lý lượng dữ liệu khách hàng cực kỳ nhạy cảm: danh tính, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, thông tin thanh toán, lịch sử mua sắm và hành vi duyệt web (cookies).
Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026):
Nguyên tắc về sự đồng ý (Điều 9): Việc thu thập, xử lý dữ liệu phải dựa trên sự đồng ý tự nguyện, rõ ràng của khách hàng; phải thể hiện sự đồng ý cho từng mục đích riêng biệt; không được kèm điều kiện ép buộc đồng ý với mục đích khác ngoài hợp đồng mua bán; sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là đồng ý.
Sử dụng dữ liệu cho quảng cáo & tiếp thị (Điều 28): Doanh nghiệp chỉ được dùng dữ liệu khách hàng để quảng cáo khi khách hàng biết rõ tần suất, phương thức; bắt buộc phải cung cấp công cụ để khách hàng từ chối nhận quảng cáo (Opt-out). Trường hợp theo dõi hành vi qua cookies/app để quảng cáo cá nhân hóa, bắt buộc phải có sự đồng ý trước.
Bảo vệ dữ liệu trên mạng xã hội/nền tảng số (Điều 29): Phải cung cấp tùy chọn cho phép người dùng từ chối thu thập cookies và tùy chọn “không theo dõi”.
Chế tài xử phạt cực kỳ nghiêm khắc (Điều 8): Phạt tiền tối đa lên đến 10 lần khoản thu bất chính đối với hành vi mua bán dữ liệu cá nhân; phạt tới 5% doanh thu năm trước liền kề đối với vi phạm chuyển dữ liệu xuyên biên giới; và phạt tiền lên đến 03 tỷ đồng đối với các hành vi vi phạm khác của tổ chức.
7. Hợp đồng với sàn thương mại điện tử và quyền kiểm soát dữ liệu của người bán
Khi kinh doanh trên sàn TMĐT của bên thứ ba, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro bị khóa gian hàng đột ngột, giam dòng tiền thanh toán hoặc bị đối tác vận hành chiếm đoạt tài khoản quảng cáo và tệp dữ liệu khách hàng.
Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 đã bổ sung các quy định bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người bán:
Quyền tải và lưu trữ dữ liệu giao kết (điểm đ khoản 2 Điều 17): Nền tảng TMĐT trung gian có trách nhiệm cung cấp công cụ để người bán truy cập tài khoản, tải dữ liệu về hàng hóa và hợp đồng giao kết. Trường hợp tài khoản người bán bị tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động, chủ quản nền tảng phải bảo đảm cho người bán có thể truy cập để tải dữ liệu hợp đồng giao kết đã thực hiện trước đó trong vòng 03 năm.
Nghĩa vụ báo trước khi hạn chế tài khoản (điểm g khoản 2 Điều 17): Chủ quản nền tảng phải thông báo cho người bán ít nhất 05 ngày trước khi tạm ngừng, chấm dứt hoặc áp đặt bất kỳ hạn chế nào đối với tài khoản người bán khi có lý do chính đáng (trừ trường hợp theo yêu cầu khẩn cấp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).
8. Quy trình 5 bước xây dựng cơ chế kiểm soát tuân thủ TMĐT nội bộThương mại điện tử là hoạt động biến đổi liên tục.
Vietlink đề xuất quy trình 5 bước giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro bền vững:
Bước 1. Định vị chuẩn xác mô hình kinh doanh: Xác định rõ doanh nghiệp thuộc nhóm nền tảng kinh doanh trực tiếp, trung gian, mạng xã hội TMĐT hay người bán trên sàn theo Điều 3 Luật TMĐT 2025.
Bước 2. Hoàn thiện thủ tục hành chính: Thực hiện thông báo hoặc đăng ký với Bộ Công Thương trước khi vận hành theo Điều 14; rà soát lộ trình chuyển tiếp trước ngày 30/6/2027 theo Điều 41.
Bước 3. Chuẩn hóa bộ chính sách giao dịch: Soạn thảo, đồng bộ hóa điều kiện giao dịch chung, chính sách bảo mật, quy chế đổi trả, bảo hành và giải quyết khiếu nại công khai trên website.
Bước 4. Kiểm soát hợp đồng đối tác và phân quyền: Rà soát hợp đồng với các đơn vị vận hành gian hàng, agency, công ty logistics và cổng thanh toán; ràng buộc nghĩa vụ bảo mật dữ liệu khách hàng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
Bước 5. Kiểm tra định kỳ (Compliance Audit): Phối hợp liên phòng ban giữa IT, Marketing, Sale và Pháp chế để rà soát các tính năng đặt hàng, thuật toán hiển thị, thông điệp quảng cáo và cơ chế lưu trữ chứng cứ giao kết.
9. Checklist rà soát tuân thủ nhanh cho doanh nghiệp
1. Đã phân loại đúng mô hình nền tảng TMĐT theo Điều 3 Luật TMĐT 2025 chưa?
2. Đã hoàn tất thủ tục Thông báo hoặc Đăng ký nền tảng với Bộ Công Thương (Điều 14) chưa?
3. Thông tin chủ sở hữu, mã số thuế, hotline, email đã được công khai minh bạch tại chân trang chưa?
4. Giá bán, thuế, phí vận chuyển và chính sách đổi trả đã được hiển thị đầy đủ trước bước đặt hàng (Điều 11, 12) chưa?
5. Hệ thống đặt hàng đã có cơ chế cho phép khách hàng rà soát và chỉnh sửa thông tin trước khi xác nhận đơn chưa?
6. Chính sách bảo mật đã đáp ứng nguyên tắc lấy sự đồng ý tự nguyện và có tùy chọn từ chối (Opt-out) theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân chưa?
7. Hợp đồng với đơn vị vận hành/agency đã quy định rõ quyền quản trị tài khoản và quyền trích xuất dữ liệu trong 03 năm chưa?
10. Giải pháp tư vấn tuân thủ thương mại điện tử từ Công ty Luật TNHH Vietlink
Vietlink cung cấp các giải pháp pháp lý toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh số an toàn và bứt phá doanh thu:
Rà soát pháp lý tổng thể website/app TMĐT: Thẩm định giao diện, luồng đặt hàng, tính pháp lý của hàng hóa và thực hiện trọn gói thủ tục thông báo, đăng ký với Bộ Công Thương.
Soạn thảo bộ chính sách pháp lý chuẩn mực: Xây dựng điều kiện giao dịch chung, quy chế hoạt động, chính sách đổi trả, bảo hành, xử lý khiếu nại và chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân.
Tư vấn và đàm phán hợp đồng TMĐT: Rà soát các thỏa thuận dịch vụ với sàn TMĐT, đơn vị vận hành gian hàng, đơn vị giao vận (logistics), cổng thanh toán trung gian và agency quảng cáo.
Tư vấn tuân thủ dữ liệu cá nhân (PDPA Compliance): Đánh giá luồng dữ liệu khách hàng, lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu và thiết lập cơ chế xin đồng ý hợp lệ.
Đại diện giải quyết khiếu nại, tranh chấp: Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp hợp đồng, sự cố lỗi giá hoặc làm việc với cơ quan thanh tra chuyên ngành.
Căn cứ pháp lý trọng tâm áp dụng
1. Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026; đặc biệt lưu ý: Điều 3 phân loại mô hình; Điều 11, 12, 13 về công khai thông tin, đặt hàng và hợp đồng tự động; Điều 14 về thông báo/đăng ký; Điều 16, 17, 21 về trách nhiệm các bên; Điều 41 về quy định chuyển tiếp).
2. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; đặc biệt lưu ý: Điều 8 về chế tài; Điều 9 về nguyên tắc đồng ý; Điều 28 về sử dụng dữ liệu trong quảng cáo; Điều 29 về bảo vệ dữ liệu nền tảng trực tuyến).
3. Luật Quảng cáo số 16/2012/QH13, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 75/2025/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; lưu ý các Điều 8, 12, 19 và 23 về quảng cáo trên mạng). Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
4. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13;
5. Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Nghị định số 81/2018/NĐ-CP.
6. Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 (sửa đổi, bổ sung năm 2022) và các văn bản xử phạt vi phạm hành chính có liên quan.
================
CÔNG TY LUẬT TNHH VIETLINK
📌 Trụ sở: P203 tòa nhà Giảng Võ Lake View D10, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
📌 Chi nhánh tại TP.HCM: 602, Lầu 6, tòa nhà số 60 đường Nguyễn Văn Thủ, phường Tân Định, Thành phố Hồ Chí Minh
📞 Tổng đài tư vấn trực tiếp 24/7: 0983.509.365
📩 Email: hanoi@vietlinklaw.com
🌐 Website: https://vietlinklaw.vn
🔗 LinkedIn: Vietlink Law Firm
📸 Instagram: vietlink.lawfirm
